logo
Návody sportnet.online
Licenčné konania

Licenčné konania

Modul licenčných konaní

Popis aplikácie

Modul licečných konaní je modulom platformy sportnet.online, ktorý umožňuje organizátorovi, teda konkrétnej právnickej osobe, organizovať konania s inými právnickými osobami zastúpenými fyzickymi osobami (ďalej ako účastníci konania). Títo účastníci môžu účasť na konaní delegovať ďalším fyzickým osobám. Okrem organizátora a účastníkov do konania môžu vstupovať aj členovia kontrolných skupín (auditori), ktorým deleguje práva organizátor konania.

Cieľom licenčného konania je zhromažďovať a archivovať komunikáciu a prílohy medzi organizátorom a účastníkom na účel rozhodnutia o udelení, resp. neudelení licencie alebo iného oprávnenia.

Modul licenčných konaní funguje z dvoch perspektív:

  1. Licenčné konanie
  2. Inštancia licenčného konania

Licenčné konanie

Licenčné konanie je objekt vlastnený organizátorom a určuje názov, termíny, účastníkov a štruktúru konania.

Štruktúra licenčného konania sa skladá z troch častí:

  1. Hlavička licenčného konania
  2. Časti licenčného konania
  3. Dokumenty časti licenčného konania

Hlavička licenčného konania

Hlavička licenčného konania obsahuje stav, názov a dátum ukončenia licenčného konania. Konanie môže byť v troch stavoch - je v procese úpravy (účastníci zatiaľ neboli pozvaní), je otvorené (účastníci boli pozvaní a konanie nie je možné ďalej upravovať) alebo uzatvorené (konanie nie je možné ďalej upravovať a účastníci ďalej nemôžu upravovať svoje inštancie). Názov a dátum ukončenia sa po otvorení konania kopírujú do každej inštancie licenčného konania a pre každú inštanciu sú tieto hlavičkové údaje individuálne ďalej nemenné. Prípadna zmena dátumu ukončenia licenčného konania musí byť všeobecná pre všetky vytvorené inštancie licenčného konania.

Časť licenčného konania

Časť licenčného konania určuje štruktúru licenčného konania a zoskupuje jednotlivé dokumenty a ich prípadné prílohy a komunikáciu do celkov. Každá časť má svoj názov a prípadné kontrolné skupiny, ktorých členovia môžu nasledne vstupovať do inštancií licenčných konaní a na základe týchto priradení kontrolovať prílohy dokumentov podradených dokumentov. Počet časti nie je nijak obmedzený.

Dokument

Dokument časti licenčného konania je najmenšou časťou štruktúry licenčného konania a je priestorom pre ukladanie komunikácie a príloh ku konkrétnej téme licenčného konania. Má svoj vlastný názov, dátum ukončenia, ktorý sa môže líšiť od dátumu ukončenia celého konania a popis, ktorý sa zobrazí účastníkovi konania v jeho inštancii. Dokument môže byť zdieľaný s iným dokumentom iného licenčného konania (obe licenčné konania musia byť vlastnené rovnakým organizátorom). V takom prípade je možné pri nahrávaní prílohy účastníkom nahrať prílohu automaticky aj do zdieľaného dokumentu v inom konaní.

Inštancia licenčného konania

Inštancia licenčného konania je objekt vlastnený účastníkom konania, ktorý kopíruje obsah licenčného konania a obsahuje len vlastné prílohy a komunikáciu medzi účastníkmi konania, organizátorom a auditormi.

Otvorením licenčného konania vzniká pre každého účastníka licenčného konania nová inštancia tohoto konania a o pozvaní do konania je informovaný správou do svojho sportnet.online konta a taktiež je e-mailovou správou upovedomený o tom, že má vo svojom konte novú správu. Do prijatí pozvánky je inštancia konania v stave Pozvaný a inštanciu konania nie je možné upravovať. Prijatím pozvánky sa stav inštancie mení na Otvorené a účastníkovi je povolené pridávať prílohy a komunikáciu k jednotlivým dokumentom.

Dokument sa upravuje dvoma spôsobmi. Každá úprava sa ukladá a zobrazuje v Zázname o zmenách pod konkrétnym dokumentom:

  1. Prílohou - k dokumentu je možné nahrať jeden alebo viacero súborov, ktoré sa pri dokumente budú zobrazovať. Prílohy je možné nahrávať aj opakovane a taktiež je možné niektoré prílohy dodatočne označiť ako nerelevantné alebo neaktuálne. Ak je dokument zdieľaný s iným dokumentom inej inštancie licenčného konania, je možné prílohu zdieľať aj s týmto dokumentom. Organizátorovi licenčného konania je dovolené taktiež kopírovať súbory z inej inštancie licenčného konania.
  2. Komentárom - komentovať dokument je umožňené každej strane, teda rovnako organizátorovi, účastníkovi aj členovi konktrolnej skupiny. Komentár, rovnako ako príloha, mení stav dokumentu.

Každý dokument sa môže v každej inštancii nachádzať v piatich stavoch, vždy ale v konkrétne jednom stave:

  1. Čaká na úpravy - dokument je nedotknutý ako organizátorom konania, tak aj účastníkom. V takom prípade je potrebný zásah v podobe prílohy alebo komentára, v opačnom prípade nie je dovolené organizátorovi ani konktrolnej skupine ďalej meniť stav tohto dokumentu.
  2. Čaká na schválenie - dokumentu bola priradená príloha alebo komentár a čaká sa na ďalšiu zmenu stavu.
  3. Schválené - organizátor alebo člen konktrolnej skupiny schválil zmeny a ďalšie zmeny nevyžaduje.
  4. Rozpracované - organizátor manuálne označil dokument ako rozpracovaný a indikuje tak potrebu ďalších úprav.
  5. Nesplnené - organizátor zamietol zmeny, ktoré boli vykonané na dokumente, prípadne indikuje, že zmeny neboli dodané včas alebo riadne.

Každá časť konania môže, ale nemusí mať záverečnú správu vypracovanú členom kontrolnej skupiny a môže sa nachádzať v jednom z týchto stavov:

  1. Schválené - všetky dokumenty pod časťou boli schválené
  2. Neschválené - jeden alebo viacero dokumentov pod časťou ešte neboli schválené
  3. Nesplnené - jeden alebo viacero dokumentov pod časťou neboli schválené a časti bola priradená záverečná správa

Každá inštancia konania ako celok sa môže nachádzať v jednom z troch stavov:

  1. Čaká na prijatie - zaslaná pozvánka nebola účastníkom konania prijatá
  2. Prebieha - pozvánka bola prijatá a v inštancii je možné vykonávať zmeny v podobe príloh, komentárov a záverečných správ
  3. Zrušené - pozvánka bola odmietnutá
  4. Ukončené - inštancia bola uzavorená a môže obsahovať súhrnnú záverečnú správu

Licenčné konanie

K možnosti vytvoriť nové licenčné konanie je možné pristúpiť z obrazovky zoznamu licenčných konaní, na ktorú je možné sa dostať prostredníctvom položky menu Licenčné konania. V prípade, že už existujú licenčné konania, je možné ich upravovať kliknutím na položku v zozname. Pre vytvorenie nového licenčného konania je potrebné kliknúť na tlačidlo "Nové konanie" v pravom dolnom rohu obrazovky.

Hlavičkové údaje

Pred vytváraním štruktúry licenčného konania je potrebné zadať hlavičkové údaje, ktorými je názov konania a dátum ukončenia konania. Oba údaje sú povinné. Pred pokračovaním je potrebné hlavičkové údaje uložiť kliknutím na tlačidlo Pokračovať.



Účastníci konania

Účastníkov konania je možné pridať do konania až do momentu otvorenia konania. Každému účastníkovi je po otvorení konania zaslaná pozvánka a je pre neho vytvorená osobitná inštancia konania.

Účastníka je možné pridať kliknutím na tlačidlo "Pridať účastníka"

Po kliknutí na tlačidlo sa otvorí modálne okno, v ktorom je potrebné vybrať právnickú osobu, ktorá sa má konania zúčastniť. V právnických osobách je možné vyhľadávať. Konkrétnu právnicku osobu je ale potrebné potvrdiť výberom zo zoznamu.

Po výbere právnickej osoby je potrebné vybrať profil právnickej osoby, ktorý sa má konania zúčastniť.

Nakoniec je potrebné zadať sportnet id konkrétnej fyzickej osoby, ktorá bude do konania pozvaná. Musí to byť konkrétne jedna osoba, tá nasledne po prijatí pozvánky bude vedieť delegovať právomoc účasti na konaní aj na inú fyzickú osobu.

Účastníka je potrebné potvrdiť stlačením tlačidla "Uložiť". Nasledne je potrebné znova potvrdiť, že ide o osobu s menom, ktoré sa zobrazí v potvrdzovacom okne.

Po pridaní sa osoba zobrazí v zozname. Až do momentu otvorenia konania je možné osobu odstrániť kliknutím na tlačidlo "Odstrániť". V takom prípade sa po otvorení danej osobe pozvánka nepošle.

Vytváranie štruktúry konania

Štruktúra konania sa skladá z časti a ich dokumentov. Pre vytvorenie dokumentov, ku ktorým v rámci inštancií budú môcť účastníci prikladať súbory, je najprv potrebné vytvoriť minimálne jednu časť, ktorá bude združovať dokumenty.

Vytváranie časti konania

Časť konania je možné vytvoriť kliknutím na tlačidlo "Pridať časť".

Po kliknutí na tlačidlo sa vytvorí generická časť súťaže s názvom "Časť". Tú je možné prepísať a nasledne prepisovať až do momentu otvorenia konania. Taktiež je možné pridať kontrolné skupiny, ktorej členovia budú mať prístup z inštanciám konania a v rámci týchto časti budú môcť revidovať pridané prílohy v podradených dokumentoch.

Kontrolné skupiny sú skupiny, ktoré si môže vytvoriť profil právnickej osoby v rámci aplikácie CRM.

V spodnom riadku okna sa nachádza tlačidlo uložiť. Tým je možné uložiť zmeny v konaní, ale iba v prípade, že existujú zmeny, ktoré ešte neboli uložené. Zmeny v konaní sa priebežne ukladajú automaticky. Či sú zmeny uložené je možné skontrolovať na ľavej strane riadka, kde je zobrazená buď hláška "Všetko je uložené" alebo "Niektoré zmeny nie sú uložené".

Vytváranie dokumentov

Nový dokument v rámci časti konania je možné vytvoriť kliknutím na tlačidlo "Pridať dokument" pri úprave konkrétnej časti konania. Nasledne sa vytvorí nový generický dokument s názvom "Dokument".

Jediným povinným atribútom dokumentu je jeho názov a ten, rovnako ako iné upravovateľné atribúty časti a dokumentov je možné upravovať do momentu otvorenia konania.

Okrem názvu je možné upraviť dátum ukončenia dokumentu a jeho popis.

Dátum ukončenia určuje, či je možné upravovať dokument do dátumu iného, ako je dátum ukončenia celého konania.

Popis dokumentu je možné upraviť kliknutím na tlačidlo "Upraviť popis". Popis sa realizuje prostredníctvom widgetov.

Zdieľanie dokumentov

Dokument je možné taktiež zdieľať s inými dokumentami iných licenčných konaní. Prílohy, ktoré budú nahrané k jednému dokumentu sú tak nahrané aj k ostatným zdieľaným dokumentom.

Zdieľať dokument je možné kliknutím na tlačidlo "Upraviť zdieľania", čím sa otvorí modálne okno pre nastavenie zdieľania.

V modálnom okne sa zobrazí strom všetkých licenčných konaní organizátora. Pre zdieľanie s iným dokumentom je potrebné dokument nájsť v rámci príslušného konania. Po kliknutí na neho sa nastaví zdieľanie a vedľa dokumentu v modálnom okne sa zobrazí "Zdieľané". Po znovukliknutí na dokument sa zdieľanie zruší a príznak "Zdieľané" zmizne.

Účastník konania v rámci svojej inštancie pri prikladaní súborov k dokumentu má možnosť vybrať zo zoznamu zdieľaných konaní tie, do ktorých si praje prílohu skopírovať.

Zmazanie konania

Konanie je možné zmazať len kým nebolo otvorené. Po otvorení konania je konanie, rovnako ako jeho inštancie, nezmazateľné. Zmazanie sa realizuje kliknutím na červené tlačidlo "Zmazať" v spodnom riadku na obrazovke úpravy konania.

Vytvorenie kópie konania

Konanie je možné v ktoromkoľvek stave skopírovať. V takom prípade vznikne nové konanie s rovnakou štruktúrou a účastníkmi, ako konanie, ktoré bolo skopírované. Takéto konanie ale nie je otvorené a tak je možné jeho hlavičku, štruktúru a účastníkov meniť až do momentu otvorenia. Kopírovanie konania sa realizuje kliknutím na modré tlačidlo "Vytvoriť kópiu" v spodnom riadku na obrazovke úpravy konania.

Otvorenie konania

Otvorenie konania je úkon, ktorým sa licenčné konanie uzatvárí pre úpravy a vytvoria sa inštancie licenčných konaní pre každého účastníka konania. Každý z účastníkov je o pozvaní do licenčného konania informovaný správou, ktorá mu bude doručená do my.sportnet.online a tomto doručení je informovaný aj e-mailovou správou. Otvorenie konania sa realizuje kliknutím na zelené tlačidlo "Otvoriť konanie" v spodnom riadku na obrazovke úpravy konania.

Otvorená inštancia konania je v stave "Čaká na prijatie" a až do prijatia pozvánky účastníkom nie je možné jednotlivé dokumenty v inštancii konania upravovať.

Predĺženie konania

Predĺženie konania je úkon, ktorým sa všetkým inštanciám licenčného konania zmení dátum ukončenia konania. Predĺženie konania sa realizuje kliknutím na modré tlačidlo "Predĺžiť konanie" v spodnom riadku na obrazovke úpravy konania. Predĺžiť je možné iba otvorené konanie.

Uzatvorenie konania

Uzatvorenie konania je úkon, ktorým sa všetkým inštanciám licenčného konania zmení stav na uzatvorené a nebude možné pridávať ďalšie prílohy a komunikáciu. Uzatvorenie konania sa realizuje kliknutím na červené tlačidlo "Uzatvoriť konanie" v spodnom riadku na obrazovke úpravy konania. Ukončiť je možné iba otvorené konanie.